Gemeente Leerdam

Verbeteren projectmatig werken

De gemeente Leerdam is in 2004 begonnen met een verbetertraject voor projectmatig werken. Hiervoor had de gemeente  een aantal projectdocumenten en handreikingen geschreven als leidraad voor het projectmatig werken. Daarnaast hadden de medewerkers een cursus projectmatig werken gevolgd.  Met deze basis zijn wij in de zomer van 2009 in opdracht van de directie gestart met de verbetering van projectmatig werken voor de ruimtelijke projecten.

Het volgen van een cursus projectmatig werken en het opstellen van projectdocumenten en handreikingen betekent niet dat de organisatie ook daadwerkelijk projectmatig werkt. Al werkend krijgen de beginselen van het projectmatig werken, de structuur, procesafspraken en de projectinformatie hun plek. Onze rol is die van aanjager, adviseur en coach. Wij hebben gekozen voor een pragmatische aanpak van de verbetering van projectmatig werken. Dit betekent dat wij aan de slag zijn gegaan met de medewerkers door in het werk te coachen, bruikbare en effectieve projectdocumenten in te voeren en de bestaande organisatiestructuur aan te scherpen.                                                                                                                              

Binnen de gemeente Leerdam is eind 2010 een medewerker benoemd waaraan wij onze werkzaamheden overdragen. Eind 2010 was alle sturingsinformatie zoals voortgangsrapportages, planningen, capaciteitsramingen, risicomatrix beschikbaar. Deze hebben wij samengevat en geanalyseerd. Een belangrijk doel was om de ambities af te stemmen met de mogelijkheden van de ambtelijke organisatie. Genoeg hooi op de vork dus om resultaten te kunnen boeken. Wij hebben met het management een advies voorbereid voor het college over de prioritering van de ruimtelijke projecten. Hierover moest eind 2010 nog besluitvorming plaatsvinden.

Naast het verzamelen van projectinformatie is de organisatiestructuur aangescherpt. De nieuwe structuur zorgt voor gestroomlijnde informatievoorziening en besluitvorming. Voor 2011 zijn afspraken gemaakt met het college en management over de rapportage van de voortgang van de projecten en de voorbereiding van de besluitvorming. Wij zijn in 2009 gestart met een ‘papieren’ rapportage en vanaf januari 2011 gaat dat digitaal plaatsvinden. Voor meer informatie over digitale het rapportagesysteem www.projectenmap.nl.

Tot slot hebben wij in de zomer van 2010 hebben met de deelnemers de resultaten geëvalueerd. De verbeterpunten zijn omgezet in concrete acties en vastgelegd in een plan. Deze acties worden door de mensen van de gemeente Leerdam uitgevoerd waarmee de laatste puntjes op de i worden gezet.