Gemeente Vijfheerenlanden

Grip op projecten(portefeuille) team Projecten, gemeente Vijfheerenlanden

AANLEIDING

Al verschillende jaren is binnen het team Projecten aandacht voor hoe het team effectief kan samenwerken aan ruimtelijke projecten. Hiervoor zijn eerder al afspraken gemaakt over de werkwijze, gevat in werkprocessen en structuur. De groeiende projectenportefeuille en daarbij behorende toename van werk(druk) leidt nu tot de vraag op welke manier de projectenportefeuille beter beheerst kan worden en hoe het team projecten georganiseerd kan worden zodat ze deze opgave kan uitvoeren.

BELANG

De omvang en complexiteit van de ruimtelijke projecten groeit, de noodzaak voor sturen op voortgang en grip op de projecten neemt hierdoor toe. Doordat er onvoldoende capaciteit is om de benodigde inzet te leveren, groeit ook de vraag om meer regie op portefeuilleniveau en het werken volgens de afgesproken structuur, zodat er effectief samengewerkt kan worden aan resultaat in de fysieke leefomgeving.

CENTRALE VRAAG

Hoe krijgt team projecten meer grip op de totale projectenportefeuille en borgen we dat (gemaakte) afspraken en structuur worden opgevolgd en toegepast?

HOE MAAKTE onze AANPAK HET VERSCHIL?

Naast het achterhalen van de vraag geloven we dat twee succesfactoren een verandertraject ten goede komen: aansluiten bij de bestaande cultuur en structuur en dit stapsgewijs uitbouwen en veranderen. Door stapsgewijs een proces vorm te geven behoud je draagvlak bij de collega’s en kun je elke stap toetsen en testen voordat je verdergaat. Tegelijkertijd gaat het in onze ervaring met (team)ontwikkeling in het ruimtelijk domein niet zozeer om de meest nieuwe en innovatieve oplossingen, maar eerder om het zo klein en makkelijk mogelijk maken van dat wat er al gebeurt binnen een organisatie.

Het realiseren van een eenduidige werkwijze in team Projecten, met extra aandacht voor grip op portefeuilleniveau, is in onze ogen dan ook gestoeld op de volgende aspecten: achterhalen van de vraag, stapsgewijs inzicht in de huidige werkwijze en knelpunten hierin, samen koers bepalen en gezamenlijk nadenken over oplossingen. En kwartiermaken: samenwerken aan de borging van die oplossingen (gewoontes creëren.